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你有沒有遇到過這種情況：

• 去倉庫找個“連接器”，結(jié)果發(fā)現(xiàn)A倉有叫“銅頭接線端子”、B倉有叫“黃銅頭”、C倉的叫“電工接頭”，但其實這三樣是同一個東西；

• 有一次采購下了5單“黑色塑料殼”，結(jié)果一看,每個供應(yīng)商給的都不太一樣，有的帶螺絲孔，有的不帶；

• 財務(wù)對賬時看到好幾個“電機”，結(jié)果編號、名稱、價格都不同，問技術(shù)，技術(shù)說這幾個其實是一個型號，只是叫法不同。

這背后其實就是一個核心問題——沒有統(tǒng)一的物料編碼。

今天我們就來聊一聊物料編碼這件事。

什么是物料編碼？

物料編碼，就是給每種物料分配一個唯一的編號，像身份證一樣。

只要這個編號確定了，不管你在哪個系統(tǒng)、哪個表單、哪個部門——說的都是同一個東西。

• 打個比方，你去超市買瓶可樂。

• 對你來說就是可樂，但對超市的系統(tǒng)來說，它有一個唯一的條形碼編號，比如“54321”。 只要一掃碼，收銀系統(tǒng)就知道你買的是哪種、多少錢、有沒有庫存。

企業(yè)里的物料編碼，其實就是這個條形碼的邏輯。每個物料，都有一個唯一編號，系統(tǒng)就靠這個編號識別它是誰。

為什么要用編碼，而不是直接寫物料名稱？因為：

• 一個物料，可能有好幾種叫法；

• 不同的物料，名字可能很像；

• 沒有編碼，系統(tǒng)識別不了，流程也跑不通。

物料編碼的原則

我拆成五個最基本的原則：

1.唯一性

一個物料，只能有一個編碼，這是最底線。

不能今天叫這個編碼，明天又建了個差不多的物料，起了另一個編碼。 一物多碼、一碼多物，是企業(yè)里最常見、最致命的數(shù)據(jù)混亂源頭。

2.穩(wěn)定性

編碼一旦建好，不能輕易改。

物料編碼是系統(tǒng)之間、單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)錨點。 你一改編碼，所有歷史訂單、庫存記錄、財務(wù)賬目都跟著出問題。

所以要記?。?/span>能改名稱，別改編碼；能改屬性，別動主鍵。

3.簡潔性

編碼要短、清晰、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一。不要貪多。編碼只是“編號”，不是介紹物料。

很多企業(yè)喜歡把分類、顏色、尺寸、品牌都塞進編碼里，結(jié)果一個編碼十幾二十位，還容易出錯、系統(tǒng)也處理慢。

正確做法是：編碼只做唯一識別，其他信息寫在屬性字段里。

4.易維護

操作簡單，不靠記憶，不靠經(jīng)驗。好的編碼系統(tǒng)，應(yīng)該讓普通員工也能快速錄入和識別，不需要靠“老員工經(jīng)驗”來查。

最好是系統(tǒng)自動生成、規(guī)則統(tǒng)一、權(quán)限分明。 誰能建檔、誰能審核、誰能改，都在流程里定義清楚。

5.可擴展

后期加品類、加屬性，不影響原編碼。編碼體系要考慮企業(yè)發(fā)展： 將來品類變多、產(chǎn)品升級、新增字段……不能一變就打亂現(xiàn)有編碼。

最好的方式是：主編碼簡潔固定，屬性信息獨立維護，編碼結(jié)構(gòu)不隨分類變化。

在ERP系統(tǒng)里，物料編碼到底怎么用？

1. 物料編碼的生成方式：系統(tǒng)自動生成才靠譜

為什么不能手動編？

• 人手動起名，容易重復(fù)、寫錯、記不住；

• 隨便加的分類和屬性，后期一改就全亂；

• 沒有規(guī)則，誰建的都不一樣，系統(tǒng)沒法識別。

正確做法：系統(tǒng)自動編號 + 統(tǒng)一編碼規(guī)則

在ERP系統(tǒng)里，一般有兩種字段：

編碼規(guī)則建議

• 編碼結(jié)構(gòu)：類別 + 關(guān)鍵屬性 + 流水號，如 RM-SS304-5MM-00123

• 示例解釋： RM = 原材料； SS304 = 不銹鋼材質(zhì)； 5MM = 規(guī)格； 00123 = 流水號，確保唯一

系統(tǒng)自動編號配置方式（以ERP系統(tǒng)為例）：

• 進入物料檔案設(shè)置 → 啟用“自動編號規(guī)則”

• 設(shè)置前綴字段（如RM、SF、FG）

• 設(shè)置流水號起始值（從001或10000開始）

• 限定編碼長度（如總長12位，防止過短或過長）

• 啟用唯一性校驗機制，防止重碼提交

  
  

2. 物料屬性字段：信息要拆開寫，別塞編碼里

很多人一上來就想把“材質(zhì)、顏色、長度、型號”塞進編碼里，看起來是想省事，實際上是自找麻煩。

因為——編碼是機器識別用的，屬性字段才是系統(tǒng)分析和人查用的。

建議配置字段（可按表單字段方式配置）：

為什么這么配？

• ERP可以通過這些字段來做分類統(tǒng)計、庫存分析、成本核算；

• 搜索時支持“模糊+多條件過濾”，不用再翻一大堆編碼；

• 屬性字段獨立維護，更新不會影響編碼結(jié)構(gòu)。

3. 全流程打通：編碼在哪些模塊里用上了？

物料編碼一旦建好，它就不是躺在物料表里不動了，它要貫穿ERP的所有核心流程：

• BOM節(jié)點綁定編碼，系統(tǒng)才能識別“結(jié)構(gòu)里用了誰”

• 產(chǎn)品換料、版本管理、BOM對比都靠編碼進行追蹤

MRP計劃運算

• 編碼作為唯一字段，匹配BOM中用量、庫存現(xiàn)狀、采購在途

• MRP運算結(jié)果中的“計劃采購單”“缺料清單”全部按編碼輸出

采購管理

• 采購訂單引用編碼 → 系統(tǒng)自動帶出物料名稱、單位、價格；

• 供應(yīng)商報價綁定編碼，防止“同名不同貨”；

• 編碼字段參與到采購分析、供應(yīng)商績效等數(shù)據(jù)看板

庫存管理

• 出入庫單、盤點單、庫存調(diào)撥都以編碼為主字段；

• 掃碼識別物料編碼，減少人工錄入錯誤；

• 呆滯庫存分析、庫存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，按編碼進行維度分析

生產(chǎn)領(lǐng)料/報工

• 工單中的原材料和產(chǎn)出綁定編碼，確保實際用料與計劃一致；

• 系統(tǒng)報工、入庫過程自動記錄物料去向，便于追溯

財務(wù)成本核算

• 成本中心、科目歸集都是按物料編碼歸類；

• 不同類別物料走不同科目，不同成本分類自動匯總；

• 編碼還能支撐多級核算模型：標(biāo)準(zhǔn)成本 / 實際成本 / ABC分析等

供應(yīng)鏈協(xié)同

• 編碼一旦規(guī)范，供應(yīng)商、倉庫、工廠三方溝通清晰；

• 可將編碼表通過API或Excel模板共享給上下游，減少認知偏差

①開啟掃碼識別，走編碼字段

所有出入庫、領(lǐng)料、盤點都走掃碼流程

一碼一物，減少誤操作

②設(shè)置權(quán)限：誰建檔、誰審核、誰能改

• 物料檔案權(quán)限最小化：誰都能查，少數(shù)人能改

• 編碼字段設(shè)為只讀，確保系統(tǒng)生成后不可變動

• 啟用變更日志，確保每一次調(diào)整有記錄

③加一套“定期清理機制”

• 超12個月無動作物料 → 標(biāo)記為“停用”

• 啟用狀態(tài)控制物料是否可被引用

• 替代關(guān)系字段，建立“新→舊”的升級鏈條，避免誤用老料

結(jié)語

物料編碼，看起來只是個編號， 但它串起的是企業(yè)最關(guān)鍵的那幾條線：采購、庫存、生產(chǎn)、財務(wù)、協(xié)同。

只要你公司里有“物”，編碼就是打基礎(chǔ)的第一步。

它不該被忽視，也不值得復(fù)雜化。

做好物料編碼，不是讓系統(tǒng)更花哨，而是讓流程更清晰、數(shù)據(jù)更可信、管理更可控。