物料檔案（存貨檔案）的整理與系統(tǒng)錄入是ERP實施過程中非常重要的一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與完成工作之一，它關(guān)系到企業(yè)對物料進(jìn)行全局規(guī)劃的正確性、更關(guān)系到后續(xù)ERP實施能否按計劃進(jìn)度進(jìn)行及上線后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因此ERP中與物料檔案相關(guān)的培訓(xùn)工作一般都是在ERP項目啟動后就馬上著手處理。
說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何項目等。
物料編碼的意義：
物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。
下面是物料編碼設(shè)置的一些基本原則：
一、求唯一
通常情況下，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化，只要物料必須要在倉庫中存儲，就必須為其指定一個編碼，即通常所說的一物一碼。比如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須編制不同的物料編碼。
二、分類別
在編碼時，一般會按一定的分類方式對編號進(jìn)行分類，這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類的資料才能排在一起，便于我們比較和匯總統(tǒng)計等。通常我們在對物料進(jìn)行編碼時，會按大類－中類－小類－流水號的形式進(jìn)行編碼，比如，第一碼表示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼表示中分類，第四、五、六碼表示小分類，最后是三位的流水號，通過這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統(tǒng)計分析時是可以排在一起的。
三、勿有意
我們在給客戶輔導(dǎo)編碼時，非專業(yè)性的人員通常都要求讓編號反映某些意義，使得編號容易記憶或者可以望“字“生義，常常會將英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編號上；再有，還要把物料的規(guī)格、尺寸等屬性也要反映在料號中。在資料量不大時，這種編碼方式的確可能比較方便，使用起來可能會比較符合使用者現(xiàn)時的習(xí)慣，但是當(dāng)資料數(shù)量越來越大時，要記憶的東西太多了，實際上已經(jīng)達(dá)不到當(dāng)初設(shè)想的易于記憶的目的了，結(jié)果給后續(xù)新增編碼造成很大的困擾，無法進(jìn)行新增編碼的編制。
在很多企業(yè)中，常常就是為了要整理理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得非常困難，經(jīng)常會組織很多部門，來討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，耗費了大量的人力、物力和時間，經(jīng)常是編到一半發(fā)現(xiàn)無法編制下去。比如，我們在編電阻的編碼的時候，客戶人員常常會要求將阻值、材質(zhì)加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質(zhì)。結(jié)果日后有新增的物料時，卻發(fā)覺實在很難遵行原來的原則進(jìn)行新物料的編號工作。
其實，料號僅是物料的代碼。是為了便于計算機(jī)系統(tǒng)管理，而給的一個編號而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號碼一樣。這樣，即使有上萬條物料，也可以在短短的兩、三周內(nèi)就完成所有的編號工作。
在國外，有許多公司干脆就用亂數(shù)法則直接賦予物料編號，而絲毫不會影響電腦作業(yè)的運行。因為在交易數(shù)量龐大的信息化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶每一個料號所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規(guī)格，而所有的資料在列印或顯示時，名稱規(guī)格都可以隨著料號出現(xiàn)。
四、避變化
如果資料的某項屬性在未來有可能會發(fā)生變動，則絕不應(yīng)該將此項屬性納入到編號中。否則，一旦發(fā)生變動時，是否要修改編號及如何進(jìn)行修改都將會是一個十分困擾的抉擇。常見的如員工編號，員工所屬部門就不應(yīng)該納入員工編號中，因為部門的調(diào)整或是員工調(diào)動部門都可能會經(jīng)常發(fā)生；另外如客戶所屬的地區(qū)，業(yè)務(wù)員分管區(qū)域等等皆是如此。通常，在系統(tǒng)上，可以用單獨的欄位來記錄這些屬性。
五、數(shù)字好
編碼優(yōu)選全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號。一則可提高填寫、錄入編號的效率，二則避免數(shù)字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，則英文字母優(yōu)選排在編號的前幾碼，且位數(shù)必須一致。一定要避免英文字母與數(shù)字混雜使用的情況。
在編碼中，有些客戶人員為了使編號段落分明而要求在編號中使用“－“符號，或者在編號中夾雜“*”、“/”等特殊符號。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號時亦會造成不便，因此優(yōu)選避免采用。如果非用這些符號不可，則應(yīng)該規(guī)定固定符號出現(xiàn)的位置，否則一定會產(chǎn)生困擾。
六、力求短
編號的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率。同時，也大大降低出錯的機(jī)率。如果一個編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫中會非常困難，也非常容易出錯。通常在8---12位之間會比較好，既能滿足一般編號容量的要求，也能較好的反應(yīng)適當(dāng)?shù)闹匾獙傩?，且便于記憶、錄入等?
七、長統(tǒng)一
編號長度統(tǒng)一，可以使我們在閱讀或錄入時很容易發(fā)現(xiàn)編號長度不對，有漏輸或多輸。如果實在做不到編號位數(shù)統(tǒng)一，則至少要求同一類的位數(shù)要統(tǒng)一。比如，對ATO制造企業(yè)來說，可能會存在半成品數(shù)量相對成品要少的情況，在編號長度上，很難讓半成品和成品的編碼長度統(tǒng)一，那我們可以讓成品類的編號長度保持統(tǒng)一，半成品類的長度保持統(tǒng)一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以通過補(bǔ)「0」的方式來保證確保編碼長度統(tǒng)一。
八、用跳號
隨著企業(yè)的發(fā)展，每天都會有新的物料出現(xiàn)，需要增加新編碼，所以在編碼時，編碼的擴(kuò)充性非常重要，而如何才能實現(xiàn)編碼的擴(kuò)展性呢？通常我們用跳號的方法來實現(xiàn)。比如在分類號中預(yù)留一些空號以便日后可以插入，同時也可以加大相應(yīng)分類的編碼容量，如050---080可以編成同一個小類。在實際編碼中，此項原則往往會被忽略掉，而此項原則最能體現(xiàn)我們的專業(yè)性，是檢驗我們的編碼能否經(jīng)的起時間考驗的重要原則，請切記！
示例：成品、半成品編碼原則
| 分類范圍 |
客戶類別 |
機(jī)種型號類別 |
成品工藝類別 |
流水號 |
規(guī)格描述 |
| 1：成品 3：半成品 |
01:美的 |
01：抽濕機(jī) |
01:注塑 |
0001~9999 |
機(jī)種+名稱 |
| 02:東芝 |
02：分體機(jī) |
02:燙金 |
| 03:松下 |
03：窗機(jī) |
02:絲印 |
| 04:歐科 |
04：柜機(jī) |
03:移印 |
| 05:華凌冰箱 |
05：冰箱 |
04:噴涂 |
| 06:華凌空調(diào) |
06：洗衣機(jī) |
05:電渡 |
| 07:高木 |
07：音箱 |
06:焊接 |
| 08:金寶腎 |
08：醫(yī)療用品 |
07:粘貼(海棉\絨布等) |
| 09:本田制鎖 |
09：汽車部品 |
08:組裝 |
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99：其它類型 |
99:其它 |
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10~98擴(kuò)展用 |
09~98:擴(kuò)展用 |
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| 98:本廠 |
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| 99:其它客戶 |
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| 14~97擴(kuò)展用 |
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例如：1 01 01 07 0001
FA抽濕機(jī)水箱組件
表示：成品類 美的 抽濕機(jī) 組裝 流水號
400 186 1886
