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（8）版記

A.版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

版記置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行，也就是說版記一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（2012版國家標準規(guī)定公文雙面印刷）最下面的位置。版記一般包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等要素。

確定版記的位置在實際操作中應(yīng)注意以下問題：

①版記一定在偶數(shù)頁上。假設(shè)公文內(nèi)容很短，即使首頁可以放下版記內(nèi)容，由于公文是雙面印刷，即便第2頁除了版記沒有任何內(nèi)容，版記也必須移至第2頁上。

②公文的篇幅如果在一個折頁（即有四面）以上，這時公文的頁數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)（一般是用A3紙印制，騎馬裝訂），此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不會超過3面），版記頁和空白頁都不標頁碼。

③如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，這時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標識自己的版記。

B.抄送機關(guān)

如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。

如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)臵于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。

抄送機關(guān)指除主送機關(guān)以外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。抄送機關(guān)應(yīng)按照一定順序排列。首先是上級機關(guān)在前，其次為同級機關(guān)，再次為下級機關(guān)。按照黨、政（地方黨委政府在前、部門和部局在后）、軍、群的順序排列。

一般情況下，抄送機關(guān)之間標點符號使用方法是：同一系統(tǒng)內(nèi)同級機關(guān)之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機關(guān)之間用逗號分隔，最后一個抄送機關(guān)之后標句號。

C.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期指公文的送印機關(guān)和送印日期。印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)已有明顯的“發(fā)文機關(guān)標志”。這里的印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機關(guān)的辦公室或文秘部門。有的發(fā)文機關(guān)沒有專門的文秘部門，發(fā)文機關(guān)就是印發(fā)機關(guān)。

標注印發(fā)日期是為了準確反映公文的送印時間。一般來說，公文在負責人簽發(fā)之后，也就是成文日期之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)，因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時間差。通過標注印發(fā)日期，既可以使發(fā)文機關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機關(guān)掌握公文的傳遞時間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。

翻印文件時需給出翻印機關(guān)和翻印日期，并標注在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的下方位置；翻印機關(guān)居左空一字編排，用全稱或規(guī)范化簡稱；翻印日期居右空一字編排，用阿拉伯數(shù)字完整寫明年、月、日，后加“翻印”二字。

（9）頁碼

一般用4號宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼，公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。

在公文中標注頁碼，有利于對公文進行查閱、統(tǒng)計、檢索、印制和裝訂，甚至有助于公文的防偽。

（10）公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位臵與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3表格，而且是作為公文的最后一頁時，為避免表格的脫落，應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。此時，A3表格一般不編排頁碼。如A3表格在公文中間，頁碼編暗碼。

（11）公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

公文中的計量單位的用法應(yīng)當符合GB3100、GB3102（所有部分），標點符號的用法應(yīng)當符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當符合GB/T15835。

（12）二維條碼的編排

機關(guān)公文二維條碼編排位臵建議如下：編排在版心下邊緣右下側(cè)位臵。二維條碼的上邊緣距版心下邊緣3mm，右邊緣距版心右邊緣5 mm。二維條碼尺寸為寬50 mm，高大于10 mm、小于25 mm。