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我們常說“勒緊褲腰帶過日子”“有多少錢辦多大事”，這些話體現(xiàn)了對有限資源的合理分配和規(guī)劃。

對于企業(yè)來說也是如此，企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略不僅需要資源，更需要合理的資源配置。如果把70%的資金都用在吃喝玩樂的應(yīng)酬上，那么企業(yè)能用到實處的資金就會大打折扣。

預(yù)算管理是合理分配企業(yè)財務(wù)、實物及人力資源，以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，并在實施過程中進行全程控制的內(nèi)部管理活動。實施預(yù)算管理是確保公司戰(zhàn)略按計劃執(zhí)行、各部門經(jīng)營目標順利達成、加強內(nèi)部管理控制以及降低經(jīng)營風險的重要管理手段。

預(yù)算管理是一個包含“預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析”等復(fù)雜環(huán)節(jié)的企業(yè)管理活動。為了提高管理效率，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，并實時監(jiān)控整個預(yù)算過程，需要構(gòu)建一個能夠涵蓋全部預(yù)算管理循環(huán)的信息化系統(tǒng)，即預(yù)算管理系統(tǒng)。

01.預(yù)算管理流程架構(gòu)

預(yù)算管理系統(tǒng)負責完成預(yù)算的編制及基礎(chǔ)管理功能。在預(yù)算控制部分，系統(tǒng)利用預(yù)算數(shù)據(jù)和控制策略，為業(yè)務(wù)活動提供預(yù)算控制服務(wù)。業(yè)務(wù)發(fā)生后，系統(tǒng)會調(diào)用預(yù)算控制服務(wù)進行相應(yīng)的預(yù)算處理。

預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括基礎(chǔ)信息和預(yù)算金額數(shù)據(jù)兩部分。其中，基礎(chǔ)信息又涵蓋以下內(nèi)容：

組織信息：同步組織及其層級結(jié)構(gòu)，同步后可通過組織代碼等進行查詢。

預(yù)算科目：同步預(yù)算科目及其層級關(guān)系，并確保科目唯一性。

預(yù)算科目與核算科目映射：此映射關(guān)系用于將核算科目轉(zhuǎn)換為預(yù)算科目。

預(yù)算策略是基于預(yù)算組織、預(yù)算科目和控制周期等配置而制定的。預(yù)算控制服務(wù)則是一種標準服務(wù)，它結(jié)合預(yù)算金額和預(yù)算控制策略，提供給外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用。外圍系統(tǒng)的業(yè)務(wù)單據(jù)占用明細會回傳給預(yù)算控制系統(tǒng)，用于更新預(yù)算可用金額，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)的預(yù)算控制功能。

02.系統(tǒng)集成關(guān)系

差旅申請系統(tǒng)用于事前提交出差申請。申請通過后，差旅申請單會自動推送至攜程商旅，員工即可據(jù)此預(yù)訂飛機票。預(yù)算控制系統(tǒng)為差旅申請?zhí)峁┛刂品?wù)，并確保差旅申請返回詳細的業(yè)務(wù)明細。

費用報銷系統(tǒng)主要用于個人費用及部分公司費用的申請和報銷。預(yù)算控制系統(tǒng)為費用報銷提供控制服務(wù)，并確保費用報銷返回詳細的業(yè)務(wù)明細。

預(yù)算系統(tǒng)主要負責公司的預(yù)算編制、審批和分析等工作。它將預(yù)算數(shù)據(jù)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)傳送給預(yù)算控制部分，以支持預(yù)算控制功能的實現(xiàn)。

人事系統(tǒng)則將人員相關(guān)信息傳送給預(yù)算控制系統(tǒng)，以便進行相關(guān)的預(yù)算管理和控制。

采購管理系統(tǒng)主要用于公司的對公采購管理，包括供應(yīng)商管理、采購申請、詢比價、采購訂單以及收貨等環(huán)節(jié)的管理。

03.預(yù)算控制

預(yù)算控制平臺是依據(jù)預(yù)算編制結(jié)果及預(yù)算控制策略，對業(yè)務(wù)流程實施控制的平臺。該平臺通過設(shè)定組織、項目、預(yù)算科目、控制強度、控制周期、年份等維度組合，來定義控制業(yè)務(wù)流程的具體規(guī)則。

該系統(tǒng)包括預(yù)算控制策略子系統(tǒng)、預(yù)算控制服務(wù)子系統(tǒng)、預(yù)算調(diào)撥子系統(tǒng)，以及配置管理模塊、接口管理模塊、預(yù)算控制分析模塊等組成部分。

凍結(jié)：指業(yè)務(wù)單據(jù)提交審批后，預(yù)算被暫時保留，但尚未實際使用。

占用：指預(yù)算已經(jīng)實際被使用，即相關(guān)業(yè)務(wù)流程已經(jīng)完成。

控制強度：

• 不控制：僅統(tǒng)計預(yù)算執(zhí)行情況，不進行任何控制或提醒，業(yè)務(wù)流程可繼續(xù)進行。

• 警告：如超出預(yù)算，需加批并走預(yù)算外流程。

• 控制：如超出預(yù)算，則無法進行后續(xù)業(yè)務(wù)流程。

控制周期：指計算預(yù)算控制額度的時間范圍，例如“季度”，表示以季度為范圍來計算預(yù)算的可用額度。

控制策略通過組合組織、項目、預(yù)算科目、控制強度、控制周期、年份等維度，來定義該平臺控制業(yè)務(wù)流程的具體規(guī)則；并與預(yù)算余額表相結(jié)合，共同提供預(yù)算控制服務(wù)。

04.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步

預(yù)算管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以通過手動或系統(tǒng)自動的方式同步至預(yù)算控制系統(tǒng)。

預(yù)算控制系統(tǒng)對同步過來的數(shù)據(jù)進行判斷，若數(shù)據(jù)已存在，則進行更新；若數(shù)據(jù)不存在，則新增該數(shù)據(jù)。

05.預(yù)算控制流程

當業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至預(yù)算校驗節(jié)點時，會通過“部門、科目、時間、金額”等參數(shù)，向預(yù)算控制平臺發(fā)起預(yù)算控制服務(wù)請求。由于預(yù)算科目與核算科目編碼不一致，預(yù)算控制平臺會依據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供的參數(shù)及映射表進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后，平臺會根據(jù)這些參數(shù)查找相應(yīng)的預(yù)算控制策略，如取款控制周期、累計控制等，以進行后續(xù)的預(yù)算控制處理。

1）預(yù)算校驗

業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)至預(yù)算校驗點時，會提供校驗參數(shù)（包括業(yè)務(wù)單號、行號、部門、會計科目、年度、期間、行金額）給預(yù)算控制平臺。預(yù)算控制平臺會自動根據(jù)相關(guān)參數(shù)獲取預(yù)算控制策略及預(yù)算可用余額，并與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行逐行比較（若業(yè)務(wù)單據(jù)為多行）。比較完成后，平臺會輸出控制結(jié)果，并根據(jù)該結(jié)果決定后續(xù)流程的進行。

2）預(yù)算凍結(jié)

業(yè)務(wù)流程通過預(yù)算校驗（即預(yù)算充足，且控制強度為警告或不控制）后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會將預(yù)算凍結(jié)明細反饋給預(yù)算控制平臺。若業(yè)務(wù)單據(jù)包含多行，則需按行提供明細。這些明細將被寫入凍結(jié)/占用明細表，同時預(yù)算余額表也會得到相應(yīng)更新。此外，預(yù)算調(diào)撥申請?zhí)峤粚徟?，同樣視為預(yù)算凍結(jié)，并會更新預(yù)算余額表。

3）預(yù)算占用

已凍結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，在通過審批（如財務(wù)復(fù)核點）后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會將凍結(jié)數(shù)據(jù)信息傳遞給預(yù)算控制平臺。平臺將先釋放凍結(jié)的預(yù)算，然后生成占用預(yù)算。若釋放或占用過程中出現(xiàn)錯誤，系統(tǒng)會將錯誤信息通知給業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

4）預(yù)算沖回

業(yè)務(wù)單據(jù)被終止（如審批退回、主動撤回等）后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會向預(yù)算控制平臺提交詳細信息（包括單據(jù)編號、公司、部門、行號、科目、金額、年度、期間等），以便進行預(yù)算沖回處理。

06.預(yù)算余額表

預(yù)算余額表主要用于記錄預(yù)算執(zhí)行的匯總情況，可以直觀地查看預(yù)算余額、占用余額等信息，并為預(yù)算控制服務(wù)提供基礎(chǔ)的余額數(shù)據(jù)支持。

其中“組織、項目、科目、年度、期間、版本需唯一，不能重復(fù)”，需單獨記錄調(diào)撥中金額；預(yù)算原金額為從預(yù)算同步過來數(shù)據(jù)，記錄預(yù)算版本，預(yù)算原金額不更新更改。

預(yù)算金額=預(yù)算原金額-調(diào)撥金額;

預(yù)算余額（QTD）=本月預(yù)算金額-本月凍結(jié)金額-本月占用金額;

預(yù)算余額（YTD）=本季預(yù)算金額-本季凍結(jié)金額-本季占用金額;

其中，“組織、項目、科目、年度、期間、版本”必須唯一，不能重復(fù)。調(diào)撥中的金額需單獨記錄。預(yù)算原金額是從預(yù)算同步過來的數(shù)據(jù)，需記錄對應(yīng)的預(yù)算版本，且預(yù)算原金額不得更新或更改。

預(yù)算金額的計算公式為：預(yù)算金額 = 預(yù)算原金額 - 調(diào)撥金額。

預(yù)算余額（QTD，即季度至今）的計算公式為：本月預(yù)算余額 = 本月預(yù)算金額 - 本月凍結(jié)金額 - 本月占用金額。

預(yù)算余額（YTD，即年至今）的計算公式為：本季預(yù)算余額 = 本季預(yù)算金額 - 本季凍結(jié)金額 - 本季占用金額。

07.凍結(jié)與占用明細

主要提供預(yù)算凍結(jié)和占用明細信息的查詢服務(wù)。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)需在各個校驗點（包括凍結(jié)點、占用點、沖回點）將單據(jù)的詳細信息傳送至預(yù)算控制平臺。數(shù)據(jù)校驗通過后，系統(tǒng)需存儲業(yè)務(wù)明細數(shù)據(jù)，并同時更新預(yù)算余額表。此外，還需記錄業(yè)務(wù)明細是否已經(jīng)成功更新預(yù)算余額表。

08.預(yù)算調(diào)撥

主要提供預(yù)算調(diào)撥申請及預(yù)算調(diào)撥申請查詢等功能。

其中，預(yù)算調(diào)撥金額需小于或等于預(yù)算余額，預(yù)算調(diào)撥申請在審批前視為凍結(jié)預(yù)算。

09.預(yù)算控制與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成

在業(yè)務(wù)發(fā)生流程中，每個事件發(fā)生的節(jié)點都會實時對預(yù)算進行相應(yīng)程度的控制，以實現(xiàn)預(yù)算控制的目標。

通過費用報銷業(yè)務(wù)流程可以看出，預(yù)算控制并非一次性動作，而是需要在每個業(yè)務(wù)節(jié)點都進行相應(yīng)的控制操作。例如，在申請時進行占用控制，通過時進行耗用控制，不通過時進行沖回控制等。

預(yù)算占用是按明細行進行處理的，一旦其中一行超出預(yù)算，則整單視為超預(yù)算。以下是費用報銷的預(yù)算校驗過程。

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本文作者：Mild | 主編：陳天宇宙

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