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已經(jīng)有太多的高效系統(tǒng)供人使用，而對(duì)于那些剛剛開(kāi)始，想尋求更好方法完成他們?nèi)蝿?wù)，項(xiàng)目，目標(biāo)的人來(lái)說(shuō)，要做一個(gè)高效系統(tǒng)卻是相當(dāng)艱巨。這篇文章將告訴你怎樣設(shè)置一個(gè)簡(jiǎn)單的個(gè)人高效系統(tǒng)，讓你在投入時(shí)間小的情況下通過(guò)一些簡(jiǎn)單的工具準(zhǔn)備獲得多的回饋。

步驟1：確定用紙還是用數(shù)碼

為了確定怎樣的系統(tǒng)對(duì)你來(lái)說(shuō)是最有用的，你需要知道你自己是更傾向于用紙做計(jì)劃還是能通過(guò)一些數(shù)字工具幫你管理任務(wù)和時(shí)間。要搞清楚這件事你可以問(wèn)自己一些問(wèn)題，不用對(duì)每個(gè)問(wèn)題揪著不放，誠(chéng)實(shí)回答就好：

• 你是否對(duì)科技感到自在？
• 你都擁有什么設(shè)備，使用它們的頻率高嗎？
• 當(dāng)你把事情寫(xiě)下來(lái)，或者將他們放到網(wǎng)上、用錄音機(jī)錄下來(lái)，你會(huì)把事情記得更清楚嗎？
• 你的筆跡易讀嗎？如果你用紙做計(jì)劃，它會(huì)不會(huì)因?yàn)閮?nèi)容過(guò)剩而很少被實(shí)現(xiàn)？
• 你用什么方式消費(fèi)新聞和書(shū)？
• 你是在紙上還是在網(wǎng)上閱讀他們？
• 你是否喜歡將你要做的事項(xiàng)擺在面前？還是說(shuō)你從來(lái)沒(méi)這么做過(guò)？
• 你怎樣組織你的數(shù)碼文件？

一旦你弄清楚自己是數(shù)碼高效型或紙張高效型，你就需要用不同的適用工具來(lái)武裝自己。

步驟2：挑選合適工具

首先，你會(huì)需要為你的系統(tǒng)設(shè)置組裝些書(shū)寫(xiě)工具。確定你會(huì)使用至少三種顏色，這樣你就可以通過(guò)不同的顏色處理特定的任務(wù)或項(xiàng)目。這么做可以讓你專注，并保持對(duì)事情的觀點(diǎn)（為此我用了多色筆）。

現(xiàn)在你需要決定你需要選擇的紙張產(chǎn)品。下面是一些例子：

• Dave Seah的 Emergent Task Planner（緊急任務(wù)規(guī)劃簿）: 這個(gè)工具可以讓你結(jié)構(gòu)化自己的一天以確保你不會(huì)因?yàn)榘鼣執(zhí)嗍虑槎鵁o(wú)法應(yīng)付——并且讓你學(xué)會(huì)如何用你大部分的時(shí)間去做你最想完成的事。
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• Productive Flourishing Free Planners（蓬勃生產(chǎn)力免費(fèi)策劃簿）: 通過(guò)Productive Flourishing，你可以免費(fèi)地獲取這些紙質(zhì)計(jì)劃表，它們不僅可以幫你將事情完成，還能讓你想清楚怎樣的計(jì)劃方法最適合你。
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• Creative’s Outfitter by Behance: 這個(gè)網(wǎng)站提供了不同的工具幫你做計(jì)劃，包括了專門(mén)為Behance自己的Action Method系統(tǒng)設(shè)計(jì)的工具。
• Frictionless Tools: 如果你想讓事情沒(méi)這么結(jié)構(gòu)化，你可以試試Frictionless Tools。它們易于使用，并且會(huì)通過(guò)一些必備事項(xiàng)幫你擺脫思考把事情做好。
• EISENHOWER Pad: 這是一個(gè)完全不同的任務(wù)管理方法，它的四象限法最開(kāi)始由Dwight Eisenhower進(jìn)行推廣。除了用紙也可以在iPhone和web應(yīng)用上使用。
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最后一件你會(huì)需要的，是一些放在你家或辦公室的紙質(zhì)墻上日歷，幫你一目了然地跟蹤預(yù)約和一些絕對(duì)事務(wù)。使用一個(gè)日歷的關(guān)鍵在于你只需要將事情放到上面，并且不要講截止日期放到日歷上。否則你最終只會(huì)為截止日期而活而不是去打敗這些截止日期。

如果你是數(shù)碼型，你會(huì)需要決定自己將使用哪款app：

• Evernote：是其中一個(gè)被廣泛使用、接受的效率app。即使你不用它來(lái)做任務(wù)管理，也可以裝一個(gè)。它在做筆記和保存研究上很有用。Evernote同時(shí)還和Moleskine筆記本有合作，可以幫助那些愛(ài)紙人士將東西放到Evernote里——如果你想將紙上的事情變成數(shù)碼，這個(gè)值得關(guān)注。
• Asana：對(duì)于協(xié)作項(xiàng)目或任務(wù)來(lái)說(shuō)是一個(gè)理想工具，它可以讓你遠(yuǎn)離低效的電子郵件收件箱，同時(shí)擁有移動(dòng)版本和iPhone app。
• IQTELL：盡管這個(gè)還是個(gè)測(cè)試版，但這個(gè)基于web的應(yīng)用希望將所有重要的效率設(shè)置原則都放到一起。
• ToodleDo：這個(gè)app最適合那些只想在一個(gè)任務(wù)管理應(yīng)用上使勁的人，它是跨平臺(tái)的。
• Remember The Milk：這是另一個(gè)非常受歡迎的應(yīng)用，和ToodleDo一樣，因?yàn)槎喙δ苄远艿角嗖A。

至于日歷解決方案，除了使用Google日歷和iCal，你還可以使用下面的這些跨平臺(tái)工具：

• Doodle：在我看來(lái)它是最好的會(huì)議時(shí)間表工具。
• Clarity：它填補(bǔ)了Tungle.me（云上日程管理工具）遺留的空白（提供時(shí)間調(diào)度功能，以幫助更好地連接不同時(shí)區(qū)的人），而這或許也讓它能夠增強(qiáng)你的線上日歷。

步驟3：撰寫(xiě)日志和目標(biāo)設(shè)定

不管你將要使用的是哪種方式，你都需要有一本筆記本（或者一個(gè)像Day One這樣的app），這本筆記本只用于記錄日志，每周至少一次。我建議你從每周一次的日志開(kāi)始，在適應(yīng)之后再看如何安排。如果你在寫(xiě)一個(gè)日志主題時(shí)存在困難，就利用這個(gè)機(jī)會(huì)回顧你過(guò)去一周的進(jìn)度并預(yù)測(cè)、展望下周的事。不管你是從哪里找到靈感，都要隨時(shí)讓自己在“你在哪個(gè)進(jìn)度中”以及“你想要達(dá)到的目標(biāo)”問(wèn)題當(dāng)中保持清醒。當(dāng)一切都失敗時(shí)，保持感恩，這是另一個(gè)讓你留在賽道上的方法。

不管是紙張高效型還是數(shù)碼高效型，都需要做一定的長(zhǎng)期思考去奠定目標(biāo)。你需要通過(guò)不同的時(shí)間維度勾畫(huà)出你的目標(biāo)：5年，明年，今年，6個(gè)月，3個(gè)月，本月，每個(gè)時(shí)間維度都用單獨(dú)的一頁(yè)來(lái)寫(xiě)。不做編輯修飾，讓想法隨意迸發(fā)。從你本月工作的下一步開(kāi)始，并按照你的思路努力讓每一個(gè)進(jìn)階都銜接起來(lái)。

如果你已經(jīng)完成了這些，可以去散散步運(yùn)動(dòng)一下清理你的思緒，讓自己休息一下。畢竟你已經(jīng)設(shè)置了一個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)——如果照著它去做是會(huì)成功的。

步驟4：列出要事

將那些偶然遇到并需要你花費(fèi)時(shí)間行動(dòng)的事情捕捉起來(lái)。如果你能立即做，那就把他們完成了，并跳過(guò)捕捉他們的步驟。如果你有個(gè)需要堅(jiān)持的規(guī)律，那就在你選擇的工具上將這個(gè)規(guī)律捕捉出來(lái)并在需要的時(shí)候做重新的審視。但不要將這個(gè)規(guī)律放到你最主要的效率工具上。當(dāng)你開(kāi)始努力提高生產(chǎn)效率，你放入的事情越多，所產(chǎn)生的壓力就越大（即使你有在做所有你列出的事情也是一樣）。在這里需要抓取出來(lái)的是那些非常規(guī)的工作。如果你可以將事情要領(lǐng)直接放到你的主要效率工具上，就這么去做。如果不能，你可使用筆記本或索引卡的方式進(jìn)行條列抓取。

在每天結(jié)束時(shí)將所有列出來(lái)的事項(xiàng)再次放到你主要的效率工具上，如果你已經(jīng)做了其中的一些事了，就不用轉(zhuǎn)移他們了。也就是說(shuō)，在一天要結(jié)束的時(shí)候，你可以在睡前規(guī)劃一下第二天做的事。通過(guò)對(duì)第二天的規(guī)劃，你返回工作時(shí)就不會(huì)有“需要做什么”的疑問(wèn)。提前計(jì)劃能夠讓你提前邁進(jìn)。

步驟5：重新審視

還是那句話，如果你喜歡，你可以為回顧一事做日志撰寫(xiě)，這是每一星期后繼續(xù)成功的關(guān)鍵?；仡櫩梢宰屇阍谡_方向上保持前進(jìn)，而不會(huì)阻止你的前進(jìn)。這一步對(duì)于你高效系統(tǒng)的長(zhǎng)期成功執(zhí)行非常關(guān)鍵，所以不要在上面偷工減料。

另外，你需要在30天后重新審視你的系統(tǒng)對(duì)于你來(lái)說(shuō)有多有效。如果它沒(méi)起作用，你可能就會(huì)發(fā)現(xiàn)你或許更適用于數(shù)碼工具。同時(shí)你還需要重新審視目標(biāo)時(shí)間表并進(jìn)行重新評(píng)估，把新目標(biāo)加上，放棄不再那么期望的目標(biāo)，并將你已經(jīng)完成的目標(biāo)劃掉。

結(jié)論

系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)是重要的，它們是讓人更富有成效的基礎(chǔ)，但并不代表他們是復(fù)雜的。事實(shí)上，人們放棄一個(gè)系統(tǒng)往往是因?yàn)樗鼈兲屓藲怵H。這也是因?yàn)樗鼈兒芏嘣诒辉O(shè)置出來(lái)的時(shí)候就是復(fù)雜的。擺脫思考并不意味著要變得復(fù)雜。

事實(shí)上，呆在你的腦海里才是讓事情更復(fù)雜的原因。

花一些時(shí)間弄清楚怎樣才會(huì)讓你和你的習(xí)慣更高效，其實(shí)你真的可以擺脫思考，并把事情做好。