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一、基礎(chǔ)資料的編碼原則：

1、 防止重碼 重碼指同一明細(xì)項(xiàng)目（如客戶(hù)）在基礎(chǔ)資料中有2個(gè)或以上代碼或名稱(chēng)

基礎(chǔ)資料中供應(yīng)商、客戶(hù)、物料極易出現(xiàn)重碼。為防止重碼應(yīng)注意：對(duì)于同一項(xiàng)目盡可能只讓1至2人有增加權(quán)限，增加時(shí)盡可能使用標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)，客戶(hù)、供應(yīng)商以公章為準(zhǔn)，物料以物資管理部門(mén)規(guī)范的為主；在按f7查詢(xún)時(shí)盡可能使用搜索功能后，再增加；發(fā)現(xiàn)重碼后盡可能將后增加的資料刪除。

管理員知道有重碼時(shí)，要及時(shí)刪除多余的，使用后不能刪除的，要查看重碼資料已使用情況，將重碼資料修改為一個(gè)，其他的就可刪除了。

2、 留有余地 在編制基礎(chǔ)資料時(shí)，其代碼盡可能留有余地，以便以后將相同或類(lèi)似的資料編在一起。如：我們將武漢廣場(chǎng)編為42.001，武漢鋼鐵廠(chǎng)編為42.002，后面還有42.003等，那么以后我們新增武漢商場(chǎng)不能設(shè)為42.002了，而為了管理方便，兩商場(chǎng)在一起應(yīng)是好得多，所以我們將代碼留下一定的空間。

3、 級(jí)次要合理 我認(rèn)為不宜一平到底，從1號(hào)編到最后，而應(yīng)該根據(jù)其特點(diǎn)分有級(jí)次。

4、 編碼要簡(jiǎn)單 編碼的目的在于將物料化繁為簡(jiǎn)，便于物料的管理，如果編碼過(guò)于繁雜，則違反了編碼之目的。因此物料編碼在應(yīng)用文字符號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡(jiǎn)單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫(xiě)、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。

5、 編號(hào)要單一 理解物料單一性時(shí)要有一定的原則，同一物品如為不同廠(chǎng)家生產(chǎn)的應(yīng)為同一物料編號(hào)；如果出現(xiàn)不同物料又使用同一編號(hào)的，需與管理員協(xié)商后通知所有操作員，例如：電腦。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，只要電腦的配置不一樣，其代碼就應(yīng)不一樣，但如果管理要求只分便攜機(jī)、品版機(jī)、兼容機(jī)，那么少編幾個(gè)也未償不可，這種情況必須通過(guò)輔助帳或備注來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明。此外，對(duì)于同一物料既有外購(gòu)的，又有自制的，由于其很多業(yè)務(wù)處理及性質(zhì)不一樣，應(yīng)作為兩種物料代碼。出現(xiàn)上述特殊情況時(shí)，應(yīng)與管理員協(xié)商后方可確定，并由提議人通知各相關(guān)人員。

6、 規(guī)則性 很多同類(lèi)物料其規(guī)格型號(hào)有判別且有一定的順序，那么編碼時(shí)盡量按一定的規(guī)則從大到小或從小到大，如將5mm、10mm、20mm的螺絲等按序編號(hào)。

7、 各部門(mén)協(xié)調(diào)性 在客戶(hù)編碼上一定要取得銷(xiāo)售部門(mén)的支持，供應(yīng)商及物料編碼一定要取得供應(yīng)部門(mén)的支持。

二、物料編碼的方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：

a、阿拉伯?dāng)?shù)字法

阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個(gè)或數(shù)個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項(xiàng)物料。這種方法容易了解。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見(jiàn)的有下列幾種：

1．連續(xù)數(shù)字編碼法

連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號(hào)起依順序編排流水號(hào)。這種物料編碼方法可做到一料一號(hào)，只是順序編碼除顯示編碼時(shí)間的先后，往往與所代表項(xiàng)目的屬性并無(wú)關(guān)聯(lián)。因?yàn)樾沦?gòu)物料無(wú)法插入原有排列順序的料號(hào)內(nèi)，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購(gòu)的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無(wú)法插入（因過(guò)去沒(méi)有庫(kù)存或采用這種物料，故無(wú)編碼），故只好編以最后一個(gè)號(hào)碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理上很不方便。

2．分級(jí)式數(shù)字編碼法

分級(jí)式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類(lèi)并編定其號(hào)碼。其次再將各大類(lèi)根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級(jí)的類(lèi)別并編定其號(hào)碼，如此繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級(jí)式數(shù)字編碼法中，任一物料項(xiàng)目只有一個(gè)物料編碼。

表一為三種屬性的階級(jí)式數(shù)字編碼法，這種方法的優(yōu)點(diǎn)一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項(xiàng)目?jī)H有一編碼的目標(biāo)，其缺點(diǎn)是無(wú)用空號(hào)太多，一方面顯得浪費(fèi)累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。

來(lái) 源（大類(lèi)） 材 料（中類(lèi)） 用 途（小類(lèi)）

1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件

2 = 外購(gòu) 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料

3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品

4 = 化學(xué)品

3．區(qū)段數(shù)字編碼法

4．國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)數(shù)字法（u. d. c. ）

所謂國(guó)際十進(jìn)位分類(lèi)法是將所有物料分類(lèi)為十大類(lèi)，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類(lèi)物料再劃分為十個(gè)中類(lèi)，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔pyramid形態(tài)展開(kāi)。其情形如下：

6 應(yīng)用科學(xué)

62． 工業(yè)技術(shù)

621． 機(jī)械的工業(yè)技術(shù)

621．8 動(dòng)力傳動(dòng)

621．88 挾具

621．882． 螺絲、螺帽

621．882．2 各種小螺絲

621．882．21 金屬用小螺絲

621．882．215 丸螺絲

621．682．215.3 平螺絲

采用國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長(zhǎng)時(shí)時(shí)，即應(yīng)加以“.”符號(hào)以表示劃分，國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)法可無(wú)限展開(kāi)，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)法所能運(yùn)用之符號(hào)只有十個(gè)（0-9），故使編碼趨長(zhǎng)而又無(wú)暗示作用，實(shí)在美中不足。

b、英文字母法

是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中i、o、q、z 等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個(gè)字母可利用。如以a代表金屬材料，b代表非木材，c代表玻璃。以aa代表鐵金屬，以ab代表銅金屬......，英文字母在我國(guó)已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用的物料編碼方法。

c、暗示法

暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來(lái)。暗示編碼法又可分為：

l 字母暗示法

l 數(shù)字暗示法

1、英文字母暗示法：

從物料的英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性的一個(gè)或數(shù)個(gè)英文字母（通常取主要文字的第一個(gè)字母）做為編碼的號(hào)碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進(jìn)而從暗示中得知該物料為何物。

例如：

vc=variable capaciter(可變電容器)

ic=integrated circuit(集成電路)

sw=switch(開(kāi)關(guān))

2、數(shù)字暗示法：

直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號(hào)碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號(hào)碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。

物料編碼代表的意義：

例1：電阻值的編碼

編碼 電阻值

005 0.5ω

050 5ω

100 10ω

101 100ω

102

103 10,000ω

104 100,000ω

105 1,000,000ω

例2：鋼筋直徑的編碼

編 號(hào)鋼筋直徑

12 12mm

16 16mm

19 19mm

25 25mm

d、混合法

混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類(lèi)別或名稱(chēng)，其后再用十進(jìn)位或其他方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號(hào)碼。這種物料編碼方法較十進(jìn)位采用符號(hào)較多，故有不少公司樂(lè)于采用此種方法。

三、我推薦使用的物料編碼方法

我推薦大家使用以十進(jìn)分類(lèi)數(shù)字法為主的混合法，其方法是將所有明細(xì)物料均設(shè)為三至四級(jí)（所有物料代碼長(zhǎng)度一致），所有代碼均以數(shù)字表示，第1級(jí)1位數(shù)，主要分外購(gòu)材料、產(chǎn)成品、半成品、虛擬件（供制作bom使用）等，第2級(jí)2位數(shù)，表示其大類(lèi)，第3級(jí)2位數(shù)，表示小類(lèi)，第四級(jí)3位數(shù)，表示明細(xì)項(xiàng)。

編碼長(zhǎng)度的原則是第1級(jí)1位、類(lèi)別2位、明細(xì)3位，否則根據(jù)實(shí)際情況增減級(jí)數(shù)。

不論某一具體物料是否夠最長(zhǎng)級(jí)數(shù)，都要設(shè)成一樣的級(jí)數(shù)和長(zhǎng)度，這樣在倉(cāng)存系統(tǒng)等中使用分級(jí)匯總時(shí)就可以看到你意想不到的效果，能夠看到不同大類(lèi)、小類(lèi)的匯總結(jié)果。

在用數(shù)字編碼的過(guò)程中，適當(dāng)考慮不同型號(hào)的物料順序和留有空間等原則。

需要指出的是物料代碼可隨時(shí)更改，以解決部分編碼不能滿(mǎn)足你的需要的情況，此外，k3系統(tǒng)還有更改上一級(jí)代碼后，原來(lái)屬于其下一級(jí)的代碼都隨之更改。

列舉一例：1.01.01.005分別表示外購(gòu)物品、元器件、電容、***號(hào)電容

1.01.02.100分別表示外購(gòu)物品、元器件、電阻、***號(hào)電阻

在我公司進(jìn)行編碼規(guī)則討論時(shí)，有人建議按產(chǎn)成品來(lái)分類(lèi)，為生產(chǎn)某產(chǎn)品的原材料、自制半成品為同一類(lèi)；有人建議加上字母來(lái)表示類(lèi)別或明細(xì)；有人建議不需分級(jí)次按簡(jiǎn)單順序編號(hào)。這些后來(lái)都沒(méi)通過(guò)，而使用了上述模式。

四、我推薦使用的供應(yīng)商編碼規(guī)則

在供應(yīng)商代碼問(wèn)題上，當(dāng)時(shí)主要有兩種意見(jiàn)：一是按行政區(qū)域分兩級(jí)，另一個(gè)是按供應(yīng)不同的物資來(lái)分類(lèi)（主要供應(yīng)我們?cè)骷€是其他），然后按行政區(qū)域劃分共分三級(jí)。開(kāi)始按第二種方式進(jìn)行，運(yùn)行半年后，發(fā)現(xiàn)這種方式不便工作進(jìn)行，改為第一種方式。

我們的分級(jí)很簡(jiǎn)單，即第1級(jí)用數(shù)字來(lái)表示省份，數(shù)字為每個(gè)省的標(biāo)準(zhǔn)代碼（即每省身份證前2位），第2級(jí)為明細(xì)。沒(méi)有采用常規(guī)的字母加數(shù)字方式，如bj001代表北京某單位。

同樣在供應(yīng)商分級(jí)上也有好處，我們通過(guò)分級(jí)，在查看供應(yīng)商欠款時(shí)能夠清晰地看到上一級(jí)某省的欠款情況。

五、客戶(hù)編碼規(guī)則

同供應(yīng)商編碼規(guī)則

六、部門(mén)和職員

部門(mén)的編碼有兩種：第一是直接編到明細(xì)單位，哪些單位是明細(xì)單位由大家自行判斷；第二是分級(jí)，如公司下設(shè)廠(chǎng)、廠(chǎng)下設(shè)車(chē)間、車(chē)間可能下設(shè)班組，我認(rèn)為兩種方式都可取，沒(méi)有特別之處，習(xí)慣而已。

很多單位職員已經(jīng)有了編碼，可以參考，但不必完全一致。我在設(shè)置職員編碼的時(shí)候分了級(jí)，級(jí)次是以該職員所在單位為類(lèi)別的。

我建議部門(mén)和職員還是用數(shù)字來(lái)編號(hào)，職員可考慮除數(shù)字編號(hào)外加上其姓名的拼音，但拼音代碼必須統(tǒng)一為三位，不足三位的，后一位用o或其他字母代替。