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下面以固定資產(chǎn)編碼規(guī)則設計為例來說明物料編碼的一些考慮事項。

固定資產(chǎn)管理是最常用的模塊之一，固定資產(chǎn)如果用自動編碼的方式（這是最常用的方式），*友的系統(tǒng)（如U8或T系列）提供了四種可以選擇的編碼方式，包括：類別編號+序號、部門編號+序號、類別編號+部門編號+序號、部門編號+類別編號+序號?？吹竭@里，很多人會感覺*友做得真是太人性化、太強大了，有這么方式讓我們選，然后一般就按習慣選擇一種，比如“部門編號+序號”。再指定序號長度（比如3位），就可以為固定資產(chǎn)生成編號了。比如03是人力資源部，05是營運部，那么人力資源部的固定資產(chǎn)就是03001、03002、03003……，營運部的固定資產(chǎn)就是05001、05002、05003……；感覺很清楚、很有條理。

但是實際上，*友的這種做法是一種很無知的錯誤方式。剛開始這樣做時您可能不會在意，但用不了多長時間，您自己就能體會到。因為固定資產(chǎn)是可以在各個部門間調配的，比如：幾個月后，原來人力資源部一臺編號為03007的電腦調到了營運部，但是編號是不能改的，所以調過去后，用戶就會感覺一下子亂了，因為營運部的固定資產(chǎn)編號應當是05XXX，但是這臺電腦調到了營運部，編號還是03007。過的時間越長、調配越多，就會顯得越亂，這時用戶往往自責，我怎么這么愚蠢呢，人家*友明明提供了按類別+序號的方式，我為什么不按那種方式呢？

但是，真正愚蠢的是誰呢，是*友！因為他們提供的這些編碼方式全是錯的。您如果按類別+序號的方式，類別就能保證永遠不變了嗎？所以，最后仍會遇到這些問題。同樣，按其它二種編碼方式也會是這種結果。真正正確的方式應當是由系統(tǒng)隨便自動編號就行了（當然，可以設定一個最長位數(shù)），但是必須與部門、類別沒有任何關系。

用戶會說，我們想從編號中看到一些信息，因為我們會把編號貼在固定資產(chǎn)上，如果編號中有部門或類別信息，還是好的，這也是*友經(jīng)常辯解的理由。但是，固定資產(chǎn)的業(yè)務管理并不是這樣的：因為編號中加了部門、類別，卻無法保證這種規(guī)則，這樣的結果反而是誤導。相反，采用任意編碼的方式，才會真正做出好的管理方案：比如，可以把固定資產(chǎn)編碼做成條碼，在檢查或盤點固定資產(chǎn)時，利用條碼掃描終端，可以看到固定資產(chǎn)的全面信息，如所屬部門、類別、購入日期、維修記錄等全面的資料，如果需要更多信息，還可以做成二維條碼，將來還可以利用RFID，而不是只能從編號上看出個部門或類別（何況還可能是錯的）。

當用戶真正按任意編碼工作一段時間后，就會了解到這種方式的優(yōu)點，您會感到很輕松，而不必總想著部門、類別編號。實際上，不只是固定資產(chǎn)編號，很多類似的管理是同樣的，比如企業(yè)內(nèi)的職員編號，很多公司常用的方式是部門號+序號，或者習慣于總經(jīng)理編成00001，副總00002……，其實這樣做是不對的，正確的方式就是任意編號就行了。公司越大、業(yè)務越多，越會感受到這樣的優(yōu)點。

這種問題實際上是我們在多年前就已經(jīng)明確的東西，因為雖然用戶可能不是很注意“編號”這種問題，但是編碼規(guī)則對于系統(tǒng)設計是最重要的基礎問題之一，是設計人員必須非常明確的。我們當時因為商品要做分類管理（現(xiàn)在商業(yè)管理中稱為“品類管理”），比如01是副食、06是飲料，很多人會想，是不是飲料類商品的編號應當是06001，06002……，而副食類的應當是02001、02002？我們當時就發(fā)現(xiàn)這種方式是錯誤的（雖然很多人第一感覺這樣好），道理很簡單，因為分類是可以變的。

這個問題從理論上分析就真正清楚了，因為固定資產(chǎn)的編號是一個獨立的量，如果在這個編號中包含了某種規(guī)則，比如部門編號+序號、類別編號+序號，那么固定資產(chǎn)的編號就成了部門編號或類別編號的“函數(shù)”，所以是完全錯誤的。建議*友再去學習一下初中的“變量”、“函數(shù)”是什么意思。

所以，*友的這種做法不是好不好的問題，而是錯誤的。這種基礎問題在*友的系統(tǒng)中很多，*友如果不怕丟人，就別改。

我們反復強調，管理軟件本質并不是軟件，而是軟件化的管理方案。應當給用戶提供的是正確的管理方案，而不是在自己對業(yè)務缺乏最基本理解的情況下，給用戶提供無數(shù)選項和設置，表面上顯得自己的系統(tǒng)功能強大，等數(shù)據(jù)亂了卻讓用戶以為是自己錯了。用戶是使用系統(tǒng)的人，怎么能要求用戶去考慮編碼規(guī)則這些只有設計人員才應當考慮的問題？